6 ting de mest organiserte menneskene gjør hver dag

Din oppmerksomhet er begrenset og verdifull. Du trenger mindre informasjon. Du trenger gode filtre.

6 ting de mest organiserte menneskene gjør hver dag 6 ting de mest organiserte menneskene gjør hver dagKreditt: Gregor Schuster

Livet ditt er travelt. Balanse mellom arbeid og liv er en utfordring. Du føler at du sprer deg så tynn at du begynner å forsvinne.

De fleste av oss har det slik. Men ikke alle av oss. De mest organiserte menneskene gjør ikke det.



Som NYTs bestselgende forfatter og nevrolog Daniel J. Levitin forklarer at VIP-ene han møtte ikke virker spredt og hektisk.

De er rolige, kul og 'i øyeblikket', ikke sjonglerer med ni ting og bekymret for å bli gjort innen 19:00.

Det er ikke vanskelig å finne ut hvorfor: de har hjelp - hjelpere og assistenter til å ta seg av disse tingene slik at VIP kan være 'i øyeblikket.'

Via The Organised Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload :

julianne hough danser hiphop

I løpet av mitt arbeid som vitenskapelig forsker har jeg hatt sjansen til å møte guvernører, kabinettmedlemmer, musikkberømtheter og lederne for Fortune 500-selskaper. Deres ferdigheter og prestasjoner varierer, men som en gruppe er en ting bemerkelsesverdig konstant. Jeg har flere ganger blitt slått av hvor befriende det er for dem å ikke måtte bekymre seg for om det er et annet sted de trenger å være, eller noen andre de trenger å snakke med. De tar seg god tid, tar øyekontakt, slapper av og er virkelig der med hvem de snakker med. De trenger ikke bekymre seg hvis det er noen viktigere de burde snakke med for øyeblikket fordi de ansatte - deres eksterne oppmerksomhetsfiltre - allerede har bestemt for dem at dette er den beste måten de skal bruke tiden sin på.

Må være hyggelig siden du og jeg må multitaske og kutte ting for å prøve å få alt gjort, og stresse hele tiden.

Men her er saken: Du kan være sånn også. Og det krever ikke 10 ansatte.

Så hvem er assistenten din? Du er. Hvem er så VIP? Du er. (Ja, jeg oppfordrer deg aktivt til å utvikle en splittet personlighet.)

Med nok planlegging på forhånd, kan du sørge for at du er like rolig og organisert som USAs president.

(For mer om hva de mest produktive folk gjør, klikk her .)

Vi trenger bare å få noen få systemer på plass på forhånd. Hva er det første trinnet?

Relaterte innlegg: 6 ting de mest produktive menneskene gjør hver dag

1) VIP-hjernen er tom. Og det er en god ting.
USAs president prøver ikke desperat å huske sin oppgaveliste.

Han har lagt ut alle tingene som kommer neste gang til personalet sitt, slik at han kan fokusere 100% på det som er foran ham.

Nei, du har ikke en gruppe medhjelpere, men det er fortsatt et sentralt prinsipp du kan bruke: Få det ut av hodet.

Via The Organised Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload :

Flytt organisasjonsbyrden fra hjernen vår til den ytre verden ... Å skrive dem ned får dem ut av hodet ditt, og fjerner hjernen din for rotet som forstyrrer å kunne fokusere på det du vil fokusere på.

Alt du er bekymret for, alle gjøremål, alle bekymringer blir skrevet ned på ett sted.

En. Ikke spredt over et notisblokk hjemme, din iPad på kontoret, e-postinnboksen, klistrelapper på skjermen og upålitelig minne.

Denne spredningen får deg til å lure på om du har glemt noe - og forskning viser det produserer angst .

Så få det ut av hodet og på en liste. Etterpå, Få ting gjort sier forfatter David Allen dele den opp i 4 kategorier:

  1. Gjør det
  2. Delegere det
  3. Utsett det
  4. Slipp det

Når du har disse 4 listene, vet du hva du faktisk trenger å gjøre, og det er alt på ett sted. Bare det å ha den listen er et stort skritt mot VIP-kul.

Hvorfor fungerer dette? Det er litt nevrovitenskap bak det. Når du skriver ting ned, deaktiveres 'øvelsessløyfene.'

Via The Organised Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload :

Når vi har noe i bakhodet som er viktig - spesielt et gjøremål - er vi redd for at vi glemmer det, så hjernen vår øver på den og kaster den rundt og rundt i sirkler i noe som kognitive psykologer faktisk omtaler som repetisjonssløyfe, et nettverk av hjerneregioner som binder sammen frontbarken rett bak øyeepler og hippocampus i midten av hjernen din ... Problemet er at det fungerer for bra, og holder ting i øving til vi tar hånd om dem. Å skrive dem ned gir både implisitt og eksplisitt tillatelse til repetisjonssløyfen til å la dem gå, å slappe av på nevrale kretser slik at vi kan fokusere på noe annet.

Forskning viser at når du lar ting være uferdige og bekymrer deg, faktisk gjør deg dum . Løsning? Skriv det hele ned .

(For mer om hvordan historiens store genier utnytter notatbøker, klikk her .)

Så du fikk alle oppgavene ut av hjernen din og på en liste. Du vet hva som kan delegeres, utsettes og droppes - og hva du faktisk trenger å gjøre.

Nå hvordan kommer du deg gjennom dagen som en rolig VIP?

2) 'Mr. President, ditt neste møte er i ferd med å begynne '
USAs president sjekker ikke klokken. Han er planlagt helt til minuttet og hjelperne forteller ham når det er på tide å gå.

Du har kanskje ikke assistenter, men smarttelefoner har alarmer og påminnelser.

Via The Organised Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload :

Tidsstyring krever også å strukturere fremtiden din med påminnelser. Det vil si at en av hemmelighetene for å styre tiden i nåtiden er å forutse fremtidige behov, slik at du ikke blir igjen og klatrer hele tiden.

Ironisk nok forstyrrer telefonen din sannsynligvis uviktige tekster, e-post og statusoppdateringer - men ikke om hovedprioritetene for dagen din.

Få av oss har kalenderen vår så organisert på forhånd at vi kan la den diktere alle våre handlinger øyeblikkelig.

Hva er nøkkelen? Alarmer fungerer ikke med oppgavelister.

Som Cal Newport anbefaler, tildel hver oppgave en tidsperiode i kalenderen din. Deretter kan du måle hvor mye du faktisk kan få gjort:

Planlegging tvinger deg til å konfrontere virkeligheten av hvor mye tid du faktisk har og hvor lang tid det tar. Nå som du ser på hele bildet, kan du få noe produktivt ut av hver ledige time du har i arbeidsdagen din. Du klemmer ikke bare mer arbeid inn, men du er i stand til å legge arbeid på steder der du kan gjøre det best.

Det er mindre sannsynlig at du gjør det utsette når en aktivitet har en tildelt tidsperiode, fordi avgjørelsen allerede var tatt.

Og når den har en tidsblokk, kan du være VIP. Alarmer gjør at tankene dine er rolige og vet at du blir påminnet om det neste.

(For mer om planen, følger vellykkede mennesker hver dag, klikk her .)

Jeg vet hva noen av dere tenker: Men jeg blir avbrutt. Jeg blir distrahert.

Men det er en måte å håndtere forstyrrelser på - selv om du ikke har en hemmelig tjenestedetalj for å holde folk utenfor kontoret ditt.

3) Sett opp filtre
Hver morgen får presidenten et topphemmelig dokument med alt han trenger å vite fra byråene under ham.

Hvilken nøkkel er ikke hva dokumentet inneholder, det inneholder ikke: 50 statusoppdateringer, 100 tweets, 10 kattbilder og 1000 uviktige e-poster.

Han kan fokusere på det som betyr noe fordi han ikke blir distrahert av det som ikke betyr noe. I mellomtiden føler du deg sannsynligvis overveldet av informasjon.

Via The Organised Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload :

I dag blir våre oppmerksomhetsfiltre lett overveldet. Vellykkede mennesker - eller mennesker som har råd til det - bruker lag med mennesker som har som jobb å begrense oppmerksomhetsfilteret. Det vil si at bedriftsledere, politiske ledere, bortskjemte filmstjerner og andre hvis tid og oppmerksomhet er spesielt verdifull, har en stab av mennesker rundt seg som effektivt er utvidelser av sine egne hjerner, som replikerer og foredler funksjonene til prefrontal cortex oppmerksomhetsfilter.

'Jeg har overbelastet informasjon!', Skriker du. Men som teknologi visjonær Clay Shirky sier, 'Det er ikke overbelastning av informasjon; det er filterfeil. '

Din oppmerksomhet er begrenset og verdifull. Du trenger mindre informasjon. Du trenger gode filtre.

Via The Organised Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload :

Hjernen vår har evnen til å behandle informasjonen vi tar inn, men til en pris: Vi kan ha problemer med å skille det trivielle fra det viktige, og all denne informasjonsbehandlingen gjør oss slitne. Nevroner er levende celler med metabolisme; de trenger oksygen og glukose for å overleve, og når de har jobbet hardt, opplever vi tretthet ...

En god lavteknologisk løsning er å skjul en del av dagen . Jeg er like alvorlig som et hjerteinfarkt. Gå dit folk ikke kan nå deg og få gjort solid arbeid.

Det er ikke et alternativ for alle. Jeg forstår. Ikke noe problem. Men folk som føler at teknologien har forlatt dem overbelastet med informasjon, bruker den feil.

Bruk teknologi som en DVR for å tidsskifte kommunikasjonen din. Folk skal nå deg når du vil at de skal, ikke når de vil.

world of dance 2018 dueller

Håndter all kommunikasjon i spesifisert ' satser ': et angitt tidspunkt når du sjekker e-post, telefonsvarer osv.

Noen sier: 'Jeg kan ikke gjøre det.' Men du kan sannsynligvis gjøre det mer enn du tror, ​​spesielt tidlig og sent på dagen.

Kanskje sjefen din vil ha deg latterlig lydhør. Fint. Sett opp et e-postfilter slik at bare sjefens e-postmeldinger kommer igjennom umiddelbart.

Via The Organised Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload :

... du kan sette opp e-postfiltre i de fleste e-postprogrammer og telefoner, og angi bestemte personer hvis e-post du vil sende deg med en gang, mens annen e-post bare akkumuleres i innboksen din til du har tid til å håndtere den. Og for folk som virkelig ikke kan være borte fra e-post, er et annet effektivt triks å opprette en spesiell, privat e-postkonto og bare gi den adressen til de få menneskene som trenger å kunne nå deg med en gang, og sjekk de andre kontoene dine bare til bestemte tider.

(For mer om hvordan du oppnår balanse mellom arbeid og privatliv, klikk her .)

Så du har påminnelser og filtre, og du løper ikke bekymret lenger.

Men når du setter deg ned for å jobbe, skjønner du at det fortsatt er for mye å gjøre. Hvordan kan du holde deg rolig når det er så mange beslutninger å ta?

Relaterte innlegg: 8 ting verdens mest vellykkede mennesker har til felles

4) Den utrolige kraften til 'God nok'
Presidenten tar ikke små avgjørelser. Tusenvis av mennesker som jobber under ham takler disse, så bare de store tingene bobler opp til agendaen hans.

Men gitt at du ikke har tusenvis av mennesker som jobber under deg (eller kanskje noen for den saks skyld) håndterer du enhver beslutning, forretning og personlig.

Som jeg har sagt før, ' Du kan gjøre hva som helst når du slutter å prøve å gjøre alt. 'Vær en perfeksjonist om alt, og du vil få et nervøst sammenbrudd.

Lagre din begrenset beslutningskraft for de tingene som betyr noe. Alt annet skal være 'tilfredsstilt.'

Hva er tilfredsstillende? Det er kunsten å raskt velge alternativet som er 'godt nok'. Og forskning viser at det er veien til produktivitet - og lykke .

Via The Organised Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload :

Nyere forskning innen sosialpsykologi har vist at glade mennesker ikke er mennesker som har mer; heller, de er mennesker som er fornøyde med det de allerede har. Glade mennesker engasjerer seg i å tilfredsstille hele tiden, selv om de ikke vet det. Warren Buffett kan sees på som å omfavne tilfredsstillende til et ekstrem - en av de rikeste mennene i verden, han bor i Omaha, et kvartal fra motorveien, i det samme beskjedne hjemmet han har bodd i i femti år ... Men Buffett tilfredsstiller ikke med sine investeringsstrategier; tilfredsstillende er et verktøy for ikke å kaste bort tid på ting som ikke er din høyeste prioritet. For din høyt prioriterte innsats er den gammeldagse streben etter fortreffelighet den rette strategien.

Vil denne beslutningen føre til at du mister jobben? Nei? Velg deretter den 'gode nok' løsningen og fokuser på det som betyr mest.

(Klikk på for å få mer informasjon om hva de mest vellykkede menneskene har til felles her .)

Sjefens prioriteringer endres midt på dagen. Flere ting blir stadig lagt til listen din. Hvordan kan dette ikke kaste en apeknøkkel inn i den godt lagt planen din?

5) 'Mr. President, det har skjedd en forandring ... '
Når det kommer endringer for øverstkommanderende, skifter han sømløst fordi hans medhjelpere allerede har revidert dagens planer. Så han holder seg rolig.

Du kan også holde deg kult, men det krever litt mer innsats. Nye ting vil komme inn, prioriteringene vil endres, og du må behandle og tilpasse deg.

liste over 2017 afroamerikanske filmer

Ha alltid notatboken klar til å fange opp nye ideer og oppgaver.

Og hele dagen trenger du øyeblikk av triage og 'aktiv sortering' der du omstrukturerer listen fra din store hjernedump.

Via The Organised Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload :

`` Hjernen din må engasjere seg på et konsistent grunnlag med alle dine forpliktelser og aktiviteter, '' sier Allen. 'Du må være trygg på at du gjør det du trenger å gjøre, og at det er OK å ikke gjøre det du ikke gjør. Hvis du tenker på det, er tankene dine ikke klare. Alt du anser som uferdig på noen måte, må fanges opp i et pålitelig system utenfor ditt sinn ... 'Det pålitelige systemet er å skrive det ned.

Når du har oppdatert listen din, bruker du Eisenhower Matrix .

Når du vet hvilken kategori alt passer inn i, kan du angripe listen på en prioritert måte.

(For mer om hvordan Navy SEALs, Astronauts og Samurai tar gode avgjørelser, klikk her .)

Ok, du er mesteren i timeplanen din, tankene dine er tomme og du er klar til å fokusere ... Hva nå?

Relaterte innlegg: Hvordan oppnå balanse mellom arbeid og privatliv i 5 trinn

6) Ha et 'krigsrom'
Har du noen gang sett et bilde av presidentens skrivebord? Har den hauger med papirer og 1000 tilfeldige poster? Nei.

Forskning viser et skrivebord som ser ut som et resultat av en naturkatastrofe saps din konsentrasjonsevne .

Du trenger ikke å være en fin freak, men når det er tid for deg å slutte å planlegge og være VIP, ha et eget arbeidsområde designet for fokus.

Via The Organised Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload :

En måte å utnytte hippocampusens naturlige minnelagringsstil på er å lage forskjellige arbeidsplasser for de forskjellige typer arbeid vi gjør. Men vi bruker den samme dataskjermen for å balansere sjekkhefte, svare på e-post fra sjefen vår, foreta kjøp på nettet, se på videoer av katter som spiller piano, lagre bilder av våre kjære, lytte til vår favorittmusikk, betale regninger og lese de daglige nyhetene. Det er ikke rart at vi ikke kan huske alt - hjernen var rett og slett ikke designet for å ha så mye informasjon på ett sted ... Nevrologen og forfatteren Oliver Sacks går en videre: Hvis du jobber med to helt separate prosjekter, dediker ett skrivebord eller bord eller seksjon av huset for hver. Bare å gå inn i et annet rom, trykker på tilbakestillingsknappen på hjernen din og gir mer produktiv og kreativ tenkning.

I følge produktivitetsguruen Tim Ferriss , fokus er bare produktet av å fjerne distraksjoner.

Relaterte innlegg: Hvordan få det mest organiserte året i livet ditt

Så du vil at VIP-arbeidsområdet ditt skal ha det VIP trenger. Og ingenting annet.

Via The Organised Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload :

Et germant funn i kognitiv psykologi for å få kontrollen er å synliggjøre tingene du trenger regelmessig, og skjule ting du ikke gjør.

Jeg kan allerede høre sutringen: Men jeg har ikke to kontorer! Jeg har knapt en!

Dette handler ikke om eiendom, det handler om mental plass. Pulten din kan være der du planlegger, men VIP-en fungerer på sofaen.

Eller den stasjonære datamaskinen din er for klargjøring, men VIP-en fungerer på din iPad (som bevisst mangler apper for Facebook, Twitter osv.)

Når det er tid for VIP-arbeid, vil du ha alt du trenger for å få jobben gjort - og ingenting annet.

Ditt nærmeste miljø bør gjør det du trenger å gjøre enkelt og det du ikke trenger å gjøre hardt .

(For flere triks vellykkede mennesker bruker for å gjøre seg gode, klikk her .)

Så hvordan trekker vi alt dette sammen?

Oppsummere
Fremgangsmåten for å være så organisert og rolig som øverstkommanderende:

  1. Få oppgavene dine ut av hodet og på ett dokument.
  2. Lås inn kalenderen din og still inn alarmer slik at du ikke trenger å tenke på hva som er neste.
  3. Bruk 'batching' og filtre slik at du bare får den informasjonen du trenger når du trenger den.
  4. Velg 'god nok' på de små beslutningene, slik at du kan fokusere på de store.
  5. Fange, triage og prioritere nye ting regelmessig.
  6. Ha et 'War Room' som inneholder det du trenger - og ingenting annet.

Bli med over 100.000 lesere. Få en gratis ukentlig oppdatering via e-post her .

Du pleide å trenge en sekretær som våkent overvåket telefonen hele dagen ... så kom telefonsvarer og telefonsvarer.

Teknologi har kommet langt siden da, og med litt planlegging kan du bruke den til å holde deg kald og oppnå gode ting.

Det er vanskelig først. Og ja, du vil snuble. Du må tilpasse og tilpasse. Men med tiden vil du utvikle et personlig system som fungerer.

Og du lærer leksjonen som hver VIP vet:

Den vanskeligste tingen å lære å administrere er deg selv . Men når du først har taklet det, kan du takle hva som helst.

Dette stykket dukket opprinnelig opp på Barking Up the Wrote Tree .

Denne historien dukket opprinnelig opp Motto